Als stafsecretaresse ben jij een onmisbare schakel binnen onze afdeling. Je ondersteunt de gehele staf en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen en administratieve processen soepel verlopen. Je werkt in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is en waarin regelmatig een beroep wordt gedaan op jouw organisatietalent en flexibiliteit. 

Je werkzaamheden zijn veelzijdig en je krijgt ruimte voor je eigen aandachtsgebied. Tegelijkertijd werk je als team en vervangen jullie elkaar bij afwezigheid. Zo blijft de ondersteuning van de afdeling altijd goed geregeld. 

Je houdt je onder andere bezig met het organiseren en voorbereiden van overleggen en bijeenkomsten, notuleert en bewaakt actiepunten. Daarnaast draag je bij aan roosterzaken, financiële administratie, HR- en personeelszaken en ondersteun je bij de diagnostiek, research en opleiding van onze afdeling. Je beheert de algemene mailbox en draagt bij aan de organisatie rondom visitaties en sollicitaties. 

Je werkt nauw samen met je collega’s van het stafsecretariaat en diverse stafleden. Een veelzijdige functie waarin je zowel je verantwoordelijkheid draagt voor je eigen aandachtsgebied, maar ook bijspringt waar dat nodig is. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en schakelt gemakkelijk wanneer de situatie daarom vraagt. Je bent stressbestendig en behoudt het overzicht, ook in drukke periodes. Een echte duizendpoot dus!

Je hebt aantoonbare secretariële ervaring, denkt graag vooruit en krijgt energie van een afwisselende werkomgeving. Je weet wat er van je wordt verwacht, maar ziet ook zelf wat er nodig is. Je werkt nauwkeurig en zelfstandig, maar vindt het ook vanzelfsprekend om samen te werken en bij te springen waar nodig.

Verder breng je mee:

• Mbo- of hbo-werk- en denkniveau.
• Kennis van medische terminologie is een pre.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Ervaring met MS Office, SharePoint en digitaal werken. Je staat bovendien open voor het inzetten van AI in je werk.
• Een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en je schakelt makkelijk tussen verschillende organisatieniveaus.
• Je kunt goed organiseren, prioriteiten stellen en bent creatief in het vinden van oplossingen.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en hebt oog voor kwaliteit.
• Je bent praktisch ingesteld, klantgericht en niet bang om initiatief te nemen.