Als stafsecretaresse bij de afdeling humane genetica ben jij het aanspreekpunt voor ondersteuning van het afdelingshoofd, het dagelijks bestuur en het managementteam. Je werkt op een afdeling die zich richt op genetische patiëntenzorg, onderwijs, onderzoek en valorisatie. Met negen secties op het gebied van zorg, diagnostiek en research is geen dag hetzelfde!

Je taken bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer.
• Opstellen van agenda’s, verzamelen en versturen van vergaderstukken, notuleren van vergaderingen en uitwerken van besluiten- en actielijsten. Bewaken van opvolging van acties en deadlines.
• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties (telefoon, e-mail, ontvangst van gasten).
• Organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen, interne events en externe afspraken. Coördineren van dienstreizen, werkbezoeken en representatieve activiteiten.
• Opstellen, redigeren en verzenden van brieven, memo’s, berichten en nieuwsbrieven.
• Zorgen voor een goede communicatie, informatie- en documentstroom tussen afdelingshoofd, dagelijks bestuur, managementteam en de afdeling of organisatie.
• Financiële en administratieve ondersteuning (onder andere bestellingen en facturatie).
• Beheren van digitale en fysieke dossiers (besluitvorming, vergaderstukken, contracten) en zorgen dat relevante informatie snel vindbaar en actueel is.
• Maken van overzichten en rapportages in Excel en PowerPoint.
• Proactief signaleren van verbeterkansen en knelpunten in de organisatie van het werk.
• Vervangen van collega-secretaresses bij afwezigheid.

Je bent representatief, flexibel, communicatief sterk en proactief en denkt in oplossingen. Je bent leergierig, hebt oog voor detail en een kritische blik. Je bent toegankelijk, werkt graag samen en weet op een natuurlijke manier verbinding te maken. In deze spilfunctie houd je het overzicht, stel je prioriteiten en blijf je rustig, ook als het druk is. Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en bent je bewust van je sleutelrol dicht bij bestuur en management.

Daarnaast beschik je over:

• Hbo werk- en denkniveau, met een afgeronde secretaresseopleiding.
• Ervaring in een vergelijkbare functie is een pré.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels, met een heldere communicatiestijl.
• Enthousiasme, loyaliteit, empathie en de bereidheid nét dat stapje extra te zetten.
• Affiniteit met de activiteiten van Amsterdam UMC.
• Vaardigheid met Microsoft Office 365 en SharePoint/OneDrive.
• Ervaring en handigheid om AI slim in te zetten in je werk.
• Een beschikbaarheid op de maandag, dinsdag en donderdag.