Voor deze vacature vragen wij je vijf vragen te beantwoorden in plaats van een cv en motivatiebrief te uploaden.

Als stafmedewerker Centrale Opleidingscommissie (COC) bij het Leerhuis Medische Vervolg Opleidingen (MVO Leerhuis) vervul je een gecombineerde functie: stafmedewerker COC (24 uur) én secretaresse MVO Leerhuis (8 uur). Je bent een belangrijke organisatorische en administratieve schakel voor zowel de Centrale Opleidingscommissie als het MVO Leerhuis. 

Je belangrijkste taken zijn: 

• Organiseren en plannen van vergaderingen en bijeenkomsten 
  Je plant en organiseert vergaderingen van de COC en het dagelijks bestuur. Je regelt dit van A tot Z: vergaderruimten, catering, uitnodigingen, digitale vergadertools en alle praktische zaken daaromheen. Daarnaast plan en organiseer je diverse vergaderingen voor het hoofd van MVO Leerhuis. 

• Voorbereiding en verslaglegging 
  Je stelt agenda’s op, verzamelt en verspreidt vergaderstukken en zorgt dat alles tijdig bij de juiste personen is. Tijdens vergaderingen notuleer je zorgvuldig (al dan niet ondersteund door AI) en werk je verslagen uit tot heldere actie‑ en besluitenlijsten, waarvan je ook de opvolging en deadlines bewaakt. Van de afspraken die je voorbereidt en notuleert, vinden er jaarlijks circa 15 plaats op maandagen tot ongeveer 18.00 uur; het merendeel hiervan is online. 

• Administratieve ondersteuning 
  Je beheert documenten en archieven, legt besluiten goed vast en monitort de jaaragenda’s van de COC, het DB‑COC en het MVO Leerhuis. Je plant en coördineert complexe afspraken en houdt de voortgang van lopende acties scherp in de gaten. 

• Aanspreekpunt en representatie 
  Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten op verschillende niveaus binnen en buiten Amsterdam UMC. Je vertegenwoordigt de COC en het MVO Leerhuis op een professionele en representatieve manier. 

• Overige secretariële en projectmatige werkzaamheden 
  Bijvoorbeeld het samenstellen van nieuwsbrieven, het actueel houden van de website, het verzamelen van informatie voor jaarverslagen en het regelen van bestellingen. Daarnaast denk je actief mee over het verbeteren van administratieve processen binnen de COC en het MVO Leerhuis. 

Je werkt nauw samen met de ambtelijk secretaris van de COC en met de andere collega’s van het MVO Leerhuis (stafadviseurs en coördinatoren). De totale omvang van de functie is 32 uur per week. Net als het hele team werk je op twee vaste dagen op beide locaties van Amsterdam UMC (maandag op locatie AMC, donderdag op locatie VUmc) en deels vanuit huis. 

Notuleren 

Je hebt aantoonbare ervaring met het notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten. Je kunt kernachtig en volledig verslagleggen, actie- en besluitenlijsten opstellen en de voortgang daarop bewaken. Ervaring en affiniteit met notuleren is een vereiste om deze functie goed uit te kunnen voeren. 

Organiseren en plannen 

Je kunt goed plannen en organiseren, zowel voor jezelf als voor anderen. Vergaderingen, bijeenkomsten en evaluatiegesprekken regel je van A tot Z en je bewaakt daarbij deadlines. Je weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden en kunt informatie bondig en gestructureerd samenvatten, zodat besluitvorming goed wordt ondersteund.   

Nauwkeurigheid & gestructureerd werken 

Je werkt zorgvuldig, houdt overzicht en hebt oog voor detail. Je vindt het belangrijk dat afspraken, documenten en besluiten goed vastgelegd zijn en weet structuur aan te brengen in je werkzaamheden. Planningen, jaaragenda’s en archieven zijn bij jou op orde.   

Communicatieve vaardigheden 

Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling, schriftelijk als digitaal. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en bent vaardig in het werken met MS Office en digitale vergadertools. Als aanspreekpunt voor verschillende interne en externe contacten treed je representatief op en beweeg je je gemakkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie.   

Initiatief tonen & flexibiliteit 

Je neemt actief initiatief, denkt mee over verbeteringen in werkprocessen en ziet kansen om het werk slimmer te organiseren. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken.