Als secretaresse maak je deel uit van het algemene secretariaat van de afdeling Public & Occupational Health (POH). Samen met je collega’s zorg je ervoor dat de dagelijkse gang van zaken binnen de afdeling soepel verloopt. Je ondersteunt onderzoekers, hoogleraren, leidinggevenden en andere medewerkers bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Secretariële ondersteuning van het afdelingshoofd en, waar nodig, het plaatsvervangend afdelingshoofd, waaronder agendabeheer en correspondentie.
• Organiseren van vergaderingen, heidagen, promoties, oraties, symposia en andere bijeenkomsten.
• Ontvangen van bezoekers en fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Ondersteunen bij HR-processen, zoals onboarding van nieuwe medewerkers, gastmedewerkers en promovendi, personeelsmutaties en overige personeelsvragen.
• Beheren van digitale systemen, waaronder PURE, SharePoint en SALTO.
• Bijdragen aan de interne communicatie van de afdeling via SharePoint, intranet en narrowcasting.
• Verzorgen van facilitaire en organisatorische ondersteuning, zoals zaalreserveringen, kantoorbeheer, bestellingen en ICT-gerelateerde vragen.
• Ondersteunen bij afdelingsbrede communicatie en projecten.

Geen dag is hetzelfde. Je schakelt gemakkelijk tussen geplande werkzaamheden en ad-hoc vragen en weet daarbij goed prioriteiten te stellen.

Wij zoeken een enthousiaste collega die de volgende kennis en ervaring met zich meebrengt:

• Minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Ervaring met administratieve en organisatorische werkzaamheden, bij voorkeur in een secretariële of administratieve functie.
• Communicatief vaardig in zowel Nederlands als Engels.
• Proactief, sociaal en flexibel, en goed kunnen werken in een dynamische omgeving.
• Goed kunnen omgaan met digitale systemen en platforms zoals Microsoft Office.
• In staat om zelfstandig te werken, maar ook in teamverband.