Als secretaresse werk je in een afwisselende functie en speel jij een centrale rol in de ondersteuning van onze 85 artsen in opleiding tot anesthesioloog. In nauwe samenwerking met de opleiders draag je de verantwoordelijkheid voor het soepel verlopen van de organisatie van de opleiding. Je bewaakt deadlines, plant evaluaties en coördineert opleidingsactiviteiten. Maar je bent vooral het hart van de opleiding; een eerste aanspreekpunt voor onze arts-assistenten en vele andere collega’s en netwerkpartners. Zo draag je bij aan een optimale leeromgeving voor onze AIOS.

Naast opleidingstaken ben je medeverantwoordelijk voor een aantal algemene afdelingstaken. Samen met vijf collega’s vorm je één team en ben je medeverantwoordelijk voor de continuïteit binnen het secretariaat Anesthesiologie.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Communicatie en procesbewaking binnen de opleiding; je bent het eerste aanspreekpunt voor AIOS, opleiders en mentoren met betrekking tot opleidingszaken en zorgt ervoor dat zij tijdig en volledig worden geïnformeerd.
• Coördineren en beheren van diverse planningen zoals stages en beoordelingsgesprekken.
• Notuleren en bewaken/coördineren van acties vanuit diverse opleidingsvergaderingen.
• Voorbereiden en ondersteunen van visitaties.
• Administratieve en secretariële ondersteuning zoals HR gerelateerde processen (onder andere werving, indiensttreding, AIOS budgetten en verzuimregistratie).
• Up-to-date houden van belangrijke documenten ten behoeve van de opleiding en systemen (RGS).
• Verantwoordelijk voor wetenschapsregistratie in PURE en ondersteuning in documentenbeheer kwaliteitssysteem K2.
• Algemene taken secretariaat: onder andere agendabeheer van vergaderlocaties, plannen van vergaderingen, regelen van catering, ontvangen van gasten, signalering en opvolging van storingen, etc.

• Aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.
• Goede digitale vaardigheden. Je hebt ervaring in het gebruik van MS Excel, MS Word en MS Outlook.
  Daarnaast weet jij gemakkelijk je weg te vinden in het gebruik van applicaties en digitale systemen.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.

Daarnaast voel jij je op je gemak in teamverband, maar ook wanneer je zelfstandig werkt. Je neemt verantwoordelijkheid en toont een zelfstandige werkhouding. Regelmatig wordt er op jouw probleemoplossend vermogen gerekend. Je bent communicatief vaardig, geïnteresseerd in collega’s en leergierig. Bovendien ben je een echt organisatietalent dat het overzicht houdt, goed plant en weet wanneer je collega’s om hulp moet vragen. In drukke of onverwachte situaties blijf je rustig en denk je in oplossingen. Als het werk anders loopt dan verwacht, weet jij daar flexibel mee om te gaan. Ook ben je integer; vertrouwelijke informatie blijft bij jou daadwerkelijk vertrouwelijk.