Als secretaresse binnen het Hartcentrum ligt jouw primaire focus op HR-administratieve werkzaamheden. Je bent het eerste aanspreekpunt voor praktische HR-vragen en zorgt ervoor dat alle personele processen soepel en zorgvuldig verlopen. Denk hierbij aan het verwerken van personele mutaties, declaraties en (gast)aanstellingen, en het actueel houden van personeelsdossiers.

Daarnaast ondersteun je je collega’s op het secretariaat met diverse secretariële en organisatorische taken. Je zorgt samen met je team dat alles achter de schermen goed geregeld is, zodat de afdeling optimaal kan functioneren.

Je werkt samen met 9 collega’s op het secretariaat van de afdeling op locatie AMC en locatie VUmc. Samen met je collega ondersteun je de stafleden. Per 1 februari 2027 zal het Hartcentrum volledig gevestigd zijn op locatie AMC.

Je taken zijn als volgt:

• Eerste aanspreekpunt voor medewerkers met praktische HR-vragen, bijvoorbeeld over documenten, processen en procedures.
• Verwerken en beheren van HR-administratie, zoals in-, door- en uitstroom, ziekte en declaraties.
• Verzorgen van (gast)aanstellingen en ondersteunen van personele administratieve processen.
• Bijhouden en controleren van personeelsdossiers en HR-overzichten.
• Signaleren en oplossen van knelpunten in HR-processen en informatievoorziening.
• Algemene secretariële ondersteuning, zoals telefoon, mail, post en ontvangst van bezoekers.
• Ondersteunen van collega-secretaresses bij drukte, verlof en projecten, zodat het werk goed verdeeld blijft.
• Uitvoeren van praktische taken, zoals catering bij vergaderingen en het bijvullen van voorraden.

• Minimaal hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur een afgeronde administratieve of secretariële opleiding.
• Aantoonbare werkervaring met HR-administratie is een vereiste.
• Affiniteit met onderzoek en onderwijs, en kennis van medische terminologie is een pre.
• Proactieve en zelfstandige houding.
• Goede Microsoft 365-vaardigheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je staat stevig in je schoenen en kunt goed je grenzen aangeven, ook wanneer je inhoudelijk wordt uitgedaagd.
• Beschikbaarheid op maandag en vrijdag is een pre. Je bent daarnaast bereid om al je uren op kantoor te werken.

Daarnaast zorg je als secretaresse voor structuur, accuratesse en overzicht in je werk. Je bent communicatief vaardig, proactief, kunt goed zelfstandig werken en zoekt alles tot op de bodem uit met je 'can do'-mentaliteit. Je weet op de juiste manier om te gaan met vertrouwelijke informatie en kunt de juiste prioriteiten stellen. Jouw enthousiasme vertaalt zich in een dienstverlenende en servicegerichte houding; met plezier zet jij die extra stap!