Als secretaresse van de opleiding tot specialist ouderengeneeskunde ondersteun en organiseer je – samen met een collega – de logistieke en administratieve processen rondom de opleiding. Je werkt onder aansturing van een coördinator en bent het eerste aanspreekpunt voor (stage)opleiders bij vragen over organisatie, erkenningen en opleiderszaken. Het secretariaat ondersteunt de opleiding in de breedste zin van het woord.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• beheren en bijhouden van administratieve registraties van (stage)opleiders en (stage)instellingen in gespecialiseerde systemen, zoals Family;
• verwerken en bewaken van accreditaties van opleiders in het registratiesysteem GAIA;
• fungeren als eerste aanspreekpunt voor opleiders, coördinatoren en de RGS bij vragen over erkenningen en opleidersgerelateerde processen;
• beheren van de opleidersmailbox en afhandelen van correspondentie;
• aanleggen, beheren en archiveren van dossiers;
• notuleren bij overleggen van het kernteam opleiders en andere opleidersgerelateerde bijeenkomsten;
• coördineren en organiseren van opleidersdagen, zowel fysiek als online, inclusief afstemming met docenten, locaties, catering en gastdocenten;
• organiseren van intervisiebijeenkomsten voor kaderartsen die opleider zijn;
• plannen en ondersteunen van visitaties en evaluatiegesprekken met (stage)opleiders en (stage)instellingen;
• signaleren van knelpunten en meedenken over proces- en productverbeteringen.

Je werkt zorgvuldig en gestructureerd, schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en neemt verantwoordelijkheid voor je werk. Je beschikt over organisatorisch talent, bent proactief en flexibel.

Daarnaast beschik je over:

• mbo-werk- en -denkniveau met relevante werkervaring in een administratieve of secretariële functie;
• uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk;
• ervaring met Office 365 en het werken met digitale registratiesystemen;
• het vermogen om zelfstandig beslissingen te nemen binnen afgesproken kaders en procedures;
• kennis van of affiniteit met regelgeving en interne procedures, bijvoorbeeld rondom erkenningen en accreditatie.