Samen met de onderwijscoördinator ben je verantwoordelijk voor de jaarplanning, de roostering en de administratie van de onderwijsinzet van alle docenten voor het onderwijs dat vanuit de afdeling eerste repetitor humane verzorging wordt aangeboden. Dit betreft onder andere onderwijs binnen twee opleidingen geneeskunde, bijdragen aan verschillende masterprogramma’s, vervolgopleidingen voor medisch specialisten en bij Amsterdam University College.

Je begeleidt het hele proces: van het opstellen en bewaken van het jaaroverzicht tot het uitwerken van de roosters en het zorgvuldig vastleggen en bijhouden van de onderwijsinzet. Je onderhoudt intensief contact met docenten en andere coördinatoren. Jij bewaakt het overzicht, zorgt dat alles logisch op elkaar aansluit en denkt actief mee over oplossingen wanneer er knelpunten in de planning ontstaan.

Daarnaast ondersteun je de secties en medewerkers van de afdeling bij agendabeheer en de organisatie van afspraken, (sectie)bijeenkomsten, vergaderingen, workshops en symposia. Dankzij jouw gevoel voor structuur, planning en administratie verloopt alles soepel en goed voorbereid.

• Relevante ervaring en/of opleiding in secretariaatswerk, met name in het coördineren en roosteren van onderwijs, of vergelijkbare ervaring waaruit blijkt dat deze functie goed bij je past.
• Vaardigheid in Excel en ervaring met het organiseren van trainingen, (online) meetings, workshops en symposia.
• Sterke mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in zowel het Nederlands als het Engels.

Als centrale spil verbind je moeiteloos mensen, planningen en processen en houd je het overzicht. Je ondersteunt collega’s graag en neemt hen werk uit handen. Je werkt gestructureerd, stressbestendig en behoudt overzicht, ook als de planning ineens verandert. Je geeft tijdig aan waar je de hulp van collega’s bij nodig hebt en zoekt actief de samenwerking op. Tegelijkertijd pak je zelfstandig en proactief je verantwoordelijkheden op.