Als managementassistent opleiding & onderwijs vervul je een centrale rol binnen de afdeling Maag-, Darm- en Leverziekten (MDL). Je ondersteunt zowel de medische vervolgopleiding tot MDL-arts (AIOS) als het onderwijs dat de afdeling verzorgt binnen de universiteit en daarbuiten. Daarnaast heb je een rol in de ondersteuning van de opleiding binnen de regionale opleidingsregio (OOR NWN).

In nauwe samenwerking met de opleiders draag je bij aan het soepel verlopen van de organisatie van de opleiding. Je bewaakt planningen en deadlines, ondersteunt bij opleidingsgesprekken en coördineert opleidingsactiviteiten. Tegelijkertijd ben je een centraal aanspreekpunt voor AIOS, opleiders en andere betrokkenen en zorg je ervoor dat processen goed op elkaar aansluiten.

Je werkt in een dynamische omgeving waarin je schakelt tussen opleiders, AIOS, studenten, HR, roostering en regionale partners. Je zorgt ervoor dat opleiding en onderwijs organisatorisch soepel verlopen en bewaakt de samenhang tussen de verschillende processen.

De functie combineert organisatorische ondersteuning met een coördinerende rol binnen een complexe opleidingsomgeving en wordt zelfstandig uitgevoerd binnen vastgestelde kaders.

De startdatum is bij voorkeur rond juli, maar kan in overleg worden bepaald.

Jouw werkzaamheden

De functie kenmerkt zich door een breed en afwisselend takenpakket binnen een complexe opleidingsomgeving. De onderstaande taken geven een goed beeld van de rol, maar vormen geen volledige opsomming.

Opleiding (AIOS)

• Ondersteunen bij de planning en organisatie van de MDL-opleiding.
• Organiseren en bewaken van de opleidingscyclus (gesprekken en voortgang).
• Ondersteunen bij voortgangsbewaking en opleidingsadministratie (o.a. RGS en Concilium).
• Ondersteunen van HR-processen rondom AIOS.
• Organiseren van opleidingsactiviteiten en regionale bijeenkomsten.
• Aanspreekpunt voor AIOS en opleiders.

Onderwijs

• Ondersteunen en coördineren van onderwijsactiviteiten (UvA/VU).
• Organiseren van onderwijsbijeenkomsten en plaatsingen (zoals Senior-Co assistenten).
• Bewaken van planningen en deadlines.

Overkoepelende werkzaamheden

• Bewaken van de samenhang tussen opleidings- en onderwijsprocessen.
• Signaleren van knelpunten in planning en processen en meedenken over oplossingen.
• Afstemmen met HR, roostering, secretariaat en andere betrokken afdelingen.
• Ondersteunen bij kwaliteitsprocessen en documentbeheer.

Ondersteunende processen

• Coördineren en afstemmen van facilitaire en financiële zaken rondom opleidingsactiviteiten.
• Afstemming met secretariaat en financiële administratie over facturen, declaraties en bijeenkomsten.
• Bewaken van urenregistratie en afstemming met HR en roostering.

• Hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een ondersteunende of coördinerende functie.
• Affiniteit met onderwijs, opleiding en/of wetenschap.
• Goede digitale vaardigheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal. 

In deze functie is het belangrijk dat je zelfstandig te werk gaat en verantwoordelijkheid neemt voor het op tijd uitvoeren van de taken. Je bent organisatorisch sterk en behoudt altijd het overzicht, ook wanneer je moet schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Met jouw communicatieve vaardigheden en toegankelijke houding weet je goed samen te werken met collega's en andere betrokkenen. Je denkt in oplossingen, handelt proactief en pakt nieuwe taken zelfstandig op. Flexibiliteit is voor jou vanzelfsprekend; je kunt goed omgaan met veranderingen en past je gemakkelijk aan wanneer de situatie daarom vraagt.