Als managementassistent bij de afdeling Huisartsgeneeskunde van Amsterdam UMC ben jij de rechterhand van het afdelingshoofd. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen en biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning. Ook ondersteun je de afdelingsmanager en het managementteam (MT).

Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en denkt vooruit. Je signaleert wat er nodig is, neemt initiatief en zorgt dat belangrijke zaken op tijd geregeld zijn. Daarbij zet je digitale middelen en nieuwe technologieën slim in om werkprocessen te verbeteren.

Jouw belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Je beheert de complexe agenda en mailbox van het afdelingshoofd. Je plant afspraken, bewaakt prioriteiten, bereidt documenten voor en handelt e-mails waar mogelijk zelfstandig af.
• Je organiseert en ondersteunt vergaderingen van het managementteam. Je verzorgt de planning, vergaderstukken, notulen en actie- en besluitenlijsten en bewaakt de opvolging.
• Je ondersteunt bij HR-processen, zoals het voorbereiden van personeelsmutaties, het plannen van jaargesprekken en het verwerken van declaraties en ziek- en betermeldingen.
• Je verzorgt financiële en administratieve werkzaamheden, waaronder het verwerken van facturen, het voorbereiden van goedkeuringen en het beheren van overeenkomsten en documenten.
• Je beheert en verbetert digitale werkprocessen, onder andere via Teams, SharePoint en AI-toepassingen. Je zorgt voor een overzichtelijke administratie en een efficiënte samenwerking.

Naast deze werkzaamheden heb je oog voor de mensen om je heen. Je signaleert belangrijke gebeurtenissen binnen de afdeling en regelt waar nodig een attent gebaar. Zo draag je bij aan een prettige en persoonlijke werkomgeving.

Wil je meer weten over de functie en de bijbehorende verantwoordelijkheden? Het uitgebreide functieprofiel kun je opvragen door een e-mail te sturen naar c.s.veen@amsterdamumc.nl.

Je bent een proactieve en betrokken managementassistent die graag verantwoordelijkheid neemt. Je werkt gestructureerd, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet ook op drukke momenten het overzicht te bewaren. Je vindt het leuk om anderen te ondersteunen en denkt graag mee over hoe het werk slimmer kan.

Daarnaast beschik je over:

• Hbo-werk- en -denkniveau, aangevuld met een relevante opleiding.
• Minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare functie, waarin je gewend bent zelfstandig te werken.
• Goede digitale vaardigheden, onder andere met Outlook, Teams en SharePoint. Je verdiept je graag in nieuwe systemen en AI-toepassingen.
• Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden. Je werkt nauwkeurig, stelt prioriteiten en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Een flexibele, oplossingsgerichte en servicegerichte houding. Je neemt initiatief, communiceert gemakkelijk en werkt graag samen met collega's.
• Je hebt goede sociale voelsprieten. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's en gasten, leeft je in anderen in en bewaakt de harmonie op de afdeling.