Bij de afdeling Hematologie van Amsterdam UMC zoeken we een proactieve managementassistent die energie krijgt van organiseren, plannen en ontzorgen. Je houdt overzicht, denkt vooruit en bent de onmisbare schakel in een dynamisch team van vijf managementassistenten. Mede dankzij jouw inzet kunnen de hematologen zich volledig richten op patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs.

Jouw belangrijkste taken zijn onder andere:

• Beheren en bewaken van complexe agenda’s, waaronder die van het waarnemend afdelingshoofd, en fungeren als back-up voor de assistent van het afdelingshoofd.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen, inclusief het opvolgen van actiepunten.
• Zelfstandig opstellen en verwerken van correspondentie aan de hand van summiere aanwijzingen, ook bij inhoudelijke onderwerpen.
• Het onderhouden van contacten met internationale samenwerkingspartners en het coördineren van afspraken en reizen.
• Fungeren als aanspreekpunt én onderhouden van interne en externe werkrelaties.
• Het verzamelen en ordenen van informatie voor besluitvorming en het ondersteunen bij de uitvoering hiervan.
• Het regelen van praktische zaken, zoals bestellingen en facilitaire aanvragen.

Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dit doe je met oog voor detail en gevoel voor mensen.

• Hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring met secretariële, administratieve of organisatorische processen – jij houdt graag overzicht.
• Uitgebreide ervaring met complex agendabeheer in Outlook.
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede beheersing van MS Office en het vermogen om nieuwe systemen snel eigen te maken.
• Integriteit: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Je bent een ondernemende regelaar die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en collega’s ondersteunt met plezier en precisie. Je kan snel schakelen tussen verschillende taken, bent stressbestendig en weet goed prioriteiten te stellen. Daarnaast denk je graag mee, luister je goed en kom je met creatieve oplossingen. Herken jij jezelf hierin? Dan ontmoeten wij jou graag!