Als managementassistent ben jij de onmisbare rechterhand van de directeur bedrijfsvoering van divisie 1, inwendige specialismen. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel en professioneel verloopt, met oog voor vooruitkijkend organisatietalent. Je ondersteunt het divisiebestuur op de momenten dat het ertoe doet. Je leidt de dagelijkse stroom van informatie, afspraken en contacten moeiteloos in goede banen.

Complex agendabeheer, het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, het voorbereiden van stukken en het verzorgen van correspondentie: jij pakt het nauwkeurig en met energie op. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties en weet in een dynamische omgeving steeds de juiste prioriteiten te stellen, zelfs wanneer geen dag voorspelbaar is.

Wat deze functie extra interessant maakt, is de mogelijkheid om slimme digitale hulpmiddelen en AI-toepassingen in te zetten. Denk aan efficiënter plannen van afspraken, het structureren van informatie of het sneller voorbereiden van stukken. Zo draag je actief bij aan een moderne, professionele en vooruitstrevende manier van werken binnen onze divisie en houd je meer tijd over voor wat echt belangrijk is, terwijl je jezelf blijft ontwikkelen in een innovatieve werkomgeving.

Taken

• Agendabeheer, afspraken maken en e-mail afhandelen voor de directeur bedrijfsvoering.
• Jaarplanning maken, agenda’s opstellen, notuleren en actiepunten opvolgen voor het divisiebestuur.
• Organiseren van verschillende bijeenkomsten en/of evenementen.
• Vraagbaak voor collega's en afdelingshoofden.
• Ondersteuning bieden aan het divisiebestuur, de divisievoorzitter en het divisiebureau, bijvoorbeeld bij het opstellen van brieven, maken van afspraken en notuleren.
• Ondersteuning bieden aan projecten die binnen de divisie lopen.
• Contact onderhouden met interne en externe partijen zoals ziekenhuizen, bedrijven en collega’s van andere divisies.

• Je hebt een afgeronde mbo- of hbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële richting of vergelijkbaar.
• Je hebt enkele jaren ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur binnen een complexe organisatie.
• Je bent communicatief vaardig, representatief en discreet.
• Je werkt zelfstandig, denkt vooruit, bent stressbestendig en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden.
• Je hebt uitstekende kennis van MS Office en digitale systemen en weet de nieuwste (AI-)technologieën goed in te zetten.