Als managementassistent van de voorzitter van de divisie Beeldvorming & Apotheek en de directeur bedrijfsvoering ondersteun je hen in de breedste zin van het woord. De voorzitter en directeur kunnen op jou rekenen: je kent de agenda, de gesprekspartners, je weet wat er speelt en denkt altijd een paar stappen vooruit. Voor je collega’s op het divisiebureau ben jij het aanspreekpunt van het divisiebureau en help je mee als zij er zelf niet meer uitkomen.

Je belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Beheren van de agenda van de divisievoorzitter en de directeur bedrijfsvoering, waaronder het inplannen van afspraken binnen en buiten de divisie, tijdig signaleren en oplossen van agendaconflicten en zelfstandig wijzigen of verplaatsen van afspraken.
• Voorbereiden, coördineren, notuleren en opvolgen van diverse overleggen. Dit bestaat onder andere uit het opstellen van de agenda, uitnodigen van gasten, verzamelen van relevante stukken, tijdig versturen van de agenda, opstellen van een actie- en besluitenlijst, uitvoeren van acties en het opzoeken van inhoudelijke informatie waar nodig. Het betreft in ieder geval: het wekelijkse bestuursoverleg, het maandelijkse overleg met de afdelingshoofden en de overleggen van het divisiebureau.
• Coördineren van overige afspraken tussen (leden van) het divisiebestuur en andere partijen, zoals de raad van bestuur, andere divisies en externe partijen.
• Coördineren van het opstellen van kwartaalrapportages, door tijdig het format en de planning klaar te zetten en alle betrokkenen hierover te informeren.
• Uitvoeren van enkele ondersteunende taken, zoals facturatie, contractbeheer en het regelen van de indiensttreding van nieuwe collega’s.

Voorbereiden, organiseren, verbinden en ondersteunen zijn begrippen die jou op het lijf zijn geschreven en waar je echt blij van wordt. Bij Amsterdam UMC voegen we daar als extra uitdaging een vrij complexe omgeving aan toe waarin altijd wel iets verandert. Daar deins jij niet voor terug, sterker nog: daar kies jij graag voor.

Verder heb je:

• Hbo werk- en denkniveau en aantoonbare ervaring in managementondersteuning.
• Goede contactuele eigenschappen. Je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie en hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen.
• Sterke communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk, zowel in het Nederlands als in het Engels.
• Ervaring met Microsoft Office, Outlook en digitaal werken is voor jou vanzelfsprekend.
• Integriteit. Vertrouwelijke informatie blijft bij jou ook echt vertrouwelijk.
• Teamspirit en zelfstandigheid. Je werkt graag samen, maar kunt ook goed zelfstandig werken. Daarnaast heb je een positieve en proactieve houding.

Je vindt het leuk om collega’s mee te nemen in nieuwe ontwikkelingen en werkwijzen. Daarbij werk je professioneel, doortastend, klantgericht en discreet. Je haalt plezier uit het ondersteunen van meerdere personen tegelijk. Je werkt in een hoog tempo, bent nauwkeurig en stressbestendig. Daarnaast weet je hoofd- van bijzaken te onderscheiden en kun je deze goed prioriteren.