Als coördinator van het HELIUS onderzoeksecretariaat zorg je dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt. 

Je bent met je team verantwoordelijk voor het uitnodigen van deelnemers, het telefonisch inplannen van een afspraak voor het lichamelijk onderzoek en de terugrapportage van uitslagen naar deelnemer en huisarts Jij bent het aanspreekpunt voor medewerkers, bewaakt de kwaliteit van de werkzaamheden en zorgt dat deelnemers zich goed geïnformeerd en welkom voelen. 

Samen met de algemeen coördinator dataverzameling zorg je dat de nieuwe meetronde strak is georganiseerd. 

Je houdt je onder andere bezig met: 

• (her)schrijven van protocollen, deelnemersinformatie en -materialen en het inrichten van het HELIUS onderzoekssecretariaat; 

• uitdenken van de deelnemersplanning, het versturen van uitnodigingen en het monitoren van respons, bellijsten en no-shows; 

• werven, trainen, aansturen en inroosteren van medewerkers van het onderzoekssecretariaat en het coördineren van administratieve en flexmedewerkers; 

• bewaken en waar nodig bijstellen van procedures (sops), inclusief het inventariseren en bestellen van benodigde materialen en het ondersteunen bij administratieve werkzaamheden; 

• beantwoorden van vragen, klachten en praktische problemen van deelnemers via de HELIUS mailbox en samenwerken met de coördinator lichamelijk onderzoek en de datamanager. 

In deze functie combineer je operationele regie, people management en kwaliteitsbewaking. Zo maak je direct impact op de kwaliteit en betrouwbaarheid van het HELIUS onderzoek, en op de ervaring van deelnemers. 

Je bent organisatorisch sterk, behoudt overzicht en vindt het leuk om een team aan te sturen in een dynamische onderzoeksomgeving. Je kunt snel schakelen, stelt prioriteiten en voelt je verantwoordelijk voor een gastvrije en professionele uitvoering van het onderzoek. 

Verder neem je mee: 

• minimaal hbo werk- en denkniveau; 

• ervaring met secretariële werkzaamheden en het coördineren en/of organiseren van deze werkzaamheden; 

• affiniteit met gezondheidsonderzoek en kwaliteitsbewaking van processen; 

• zeer goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om medewerkers op een duidelijke en betrokken manier aan te sturen; 

• handigheid in werken met Word en Excel; beheersing van de Turkse of Arabische taal is een pré.