Als beherend projectadministrateur ben jij samen met een team verantwoordelijk voor het beheren, uitvoeren, bewaken en afronden van de projectadministratie. Hiermee ben je samen met je team betrokken bij het gehele proces van de projectadministratie voor het wetenschappelijk onderzoek en lever jij een belangrijke bijdrage aan het realiseren van optimale projectadministratie binnen Amsterdam UMC.

Je bent als (medior) beherend projectadministrateur van begin tot eind betrokken bij de projectadministratie. Je werk bestaat voor een belangrijk deel uit het toezien op tijdige en juiste aanlevering van de benodigde brondocumenten die worden aangeleverd door de projectcontroller, zoals contracten, begrotingen en andere projectdocumenten. Een belangrijk onderdeel van jouw werk is ook het actief meedenken over het optimaliseren van onze administratieve processen. Bovendien volg jij externe ontwikkelingen, veranderende wet- en regelgeving en interne richtlijnen op de voet, houd je hier rekening mee bij het uitvoeren van de projectadministratie en deel je jouw kennis met directe collega’s. 

Hoe ziet jouw dag eruit? 

7:00-9:00 Je start op een flexibel tijdstip met het inventariseren hoe de dag eruit gaat zien. Wat is je werkvoorraad? Zijn er vraagstukken waar je collega’s bij nodig hebt? Je stemt af met een junior collega welke projecten geopend moeten worden. 

10:00 Een (junior) collega komt even (digitaal) bij je binnenlopen om een vraag te stellen over een onderwerp waar jij expert in bent.

10:30 Een afspraak met de projectcontroller van jouw aandachtsgebied. Je bespreekt lopende zaken met betrekking tot de projecten van jullie aandachtsgebied. 

12:00 Lunch. 

13:00 Gereserveerd om je werkvoorraad af te werken, rapportages te maken en accountantsdossiers voor te bereiden. 

16:00 Sparren met een (senior) collega over de inhoud van rapportages. 

• hbo-werk- en denkniveau, minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding bedrijfsadministratie of een vergelijkbare financiële opleiding;
• relevante werkervaring in een soortgelijke functie;
• ervaring in het werken met MS Office en met name Excel op vergevorderd niveau;
• ervaring met het verzamelen, analyseren en presenteren van informatie;
• ervaring met het administratief beheren van extern gefinancierde projecten en kennis van bijbehorende wet- en regelgeving is een absolute pré;
• goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Jij bent een teamspeler met goede communicatieve vaardigheden en een klantgerichte en proactieve houding. Je bent goed in het signaleren van knelpunten en weet dit waar nodig te vertalen in heldere adviezen en verbetervoorstellen. Omdat we met zoveel verschillende subsidieverstrekkers voor ons onderzoek werken, is geen project hetzelfde. Dat vraagt van jou om snel te kunnen schakelen en een gezonde dosis aanpassingsvermogen en inlevingsvermogen. Tot slot zit plannen en organiseren in jouw natuur, voor een probleemanalyse draai jij je hand niet om en je vindt het fijn om problemen zowel zelfstandig als in teamverband aan te pakken.

Gaat jouw hart sneller kloppen van een nauwkeurige administratie, ben je continu op zoek naar hoe je de administratieve processen kunt verbeteren en ben je een echte teamspeler? Dan zijn wij op zoek naar jou!