Ambtelijk secretaris OR

Als ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad (OR) ben je de verbindende schakel tussen medewerkers, bestuur en externe relaties. Je ondersteunt de ondernemingsraad inhoudelijk, organisatorisch en beleidsmatig. Samen met je collega ambtelijk secretaris coördineer, coach en adviseer je de ondernemingsraad en het dagelijks bestuur van de OR bij complexe vraagstukken. Je bent aanspreekpunt binnen de organisatie, onder andere voor de raad van bestuur, en onderhoudt contacten met externe relaties. Je bent iedere dinsdag aanwezig bij de vergadering van de ondernemingsraad, afwisselend op locatie AMC of locatie VUmc. Na een inwerktraject is gedeeltelijk thuiswerken mogelijk. 

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Voorbereiden, ondersteunen en afwikkelen van advies- en instemmingsaanvragen.
• Notuleren en uitwerken van actiepunten uit vergaderingen en overleggen.
• Opstellen en bewaken van agenda’s en besluitenlijsten.
• Zorgen voor het jaarverslag van de OR (een keer per jaar).
• Organiseren en begeleiden van verkiezingen (elke drie jaar).
• Adviseren en vraagbaak zijn voor de OR leden.
• Meewerken aan zichtbaarheid van de OR in de organisatie.
• Bijdragen aan diverse trainingen en scholing voor de OR leden en de OR als geheel.
• Beheren en structureren van documenten en informatiestromen en zorgen dat binnenkomende aanvragen efficiënt en overzichtelijk worden verwerkt.
• Bewaken van procedures, richtlijnen en afspraken en het waarborgen van de kwaliteit en tijdigheid van alle diensten en producten van het bureau.

Je hebt een afgeronde hbo-opleiding en kennis van de Wet op de ondernemingsraden. Je hebt affiniteit met medezeggenschap en bij voorkeur kennis van Arbowet en arbeidsrecht. Daarnaast heb je de DASMO-opleiding voor ambtelijk secretarissen gevolgd of ben je bereid deze te volgen. Verder:

• Je weet anderen te bereiken met jouw heldere communicatie, zowel in woord als op papier.
• Je hebt oog voor wat er speelt binnen de organisatie, hebt inzicht in de bestuurlijke verhoudingen en begrijpt de verschillende belangen in een complexe organisatie als Amsterdam UMC.
• Je hebt een open en enthousiaste houding, bent discreet en met jouw relativeringsvermogen (en af en toe wat humor) blijf je rustig in hectische situaties.
• Je kunt goed zelfstandig werken en daarnaast ben je in staat om veel contact te onderhouden met verschillende partijen binnen en buiten de organisatie.
• Je past je gemakkelijk aan bij de steeds veranderende samenstellingen van de OR en de daarbij horende veranderingen van het reglement.
• Je denkt graag mee over hoe dingen slimmer, efficiënter of beter kunnen en durft bestaande werkprocessen te vernieuwen.
• Je bent bekend met de mogelijkheden van digitalisering en neemt initiatief in het aandragen van digitale oplossingen die het werk kunnen verbeteren.