Ambtelijk secretaris Opleidingscommissies Faculteit der Geneeskunde UvA (16 uur)

Als ambtelijk secretaris van de opleidingscommissies Geneeskunde en Medische informatiekunde (OC’s), locatie AMC, werk je in een afwisselende functie voor beide opleidingscommissies. Je ondersteunt de commissies zowel inhoudelijk als organisatorisch bij het vervullen van hun wettelijke taken. Je werkt nauw samen met docenten, studenten en onderwijscoördinatoren en zorgt ervoor dat de werkzaamheden van de commissies efficiënt, professioneel en volgens de juiste procedures verlopen.

Je bent een belangrijke spil in de organisatie van de OC’s. Je houdt overzicht, bewaakt afspraken en deadlines en zorgt dat informatie voor commissieleden en andere betrokkenen goed beschikbaar en actueel is. Ook denk je mee over hoe de ondersteuning en informatievoorziening zo efficiënt mogelijk kunnen worden ingericht.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Planning, organisatie en (ter ondersteuning van voorzitter en vicevoorzitter) voorbereiding van maandelijkse plenaire vergaderingen.
• Notuleren van de plenaire vergaderingen en proactief bewaken van de actielijst en tijdspaden.
• Uitwerken van gevraagde en ongevraagde adviezen.
• Opstellen van OC-jaarverslagen en jaarplannen.
• Verzorgen van de correspondentie van de OC’s.
• Bewaken dat de opleidingscommissies werken volgens relevante wet- en regelgeving, waaronder de WHW, het bestuursreglement AMC-UvA en het huishoudelijk reglement van de OC’s.
• Inplannen van deelname van de OC’s aan evaluatiegesprekken.
• Verzorgen van secretariële en administratieve werkzaamheden, zoals declaraties, UvA-beurzen en autorisaties.
• Beheren van de informatievoorziening van de OC’s via onder andere intranet, de UvA-site, Canvas en nieuwsbrieven.
• (Mede)werven van nieuwe leden en bijdragen aan de introductie van nieuwe OC-leden.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt van de OC’s en onderhouden van contacten met diverse gremia.
• Verzorgen van digitale archivering en het toegankelijk houden van relevante informatie.
• Op de hoogte blijven van procedures en wet- en regelgeving die relevant zijn voor de OC’s.

Je bent organisatorisch sterk, werkt zorgvuldig en weet snel je weg te vinden in een complexe organisatie. Je houdt overzicht, kunt zelfstandig werken en vindt het leuk om verschillende werkzaamheden en belangen bij elkaar te brengen.

We zoeken bij voorkeur iemand met relevante werkervaring, bijvoorbeeld als ambtelijk secretaris, bestuurssecretaris, managementondersteuner of in een vergelijkbare functie. Heb je nog geen ervaring als ambtelijk secretaris, maar volg je een relevante hbo- of wo-opleiding en heb je vanuit werk, stage of studie al laten zien dat je zelfstandig en nauwkeurig kunt organiseren? Ook dan nodigen we je uit om te reageren.

Je bent digitaal vaardig, maakt nieuwe systemen gemakkelijk eigen en hebt interesse in onderwijs, medezeggenschap, bestuurlijke processen en wet- en regelgeving. Kennis van de WHW of ervaring met opleidingscommissies is mooi meegenomen.

Je communiceert helder in het Nederlands, bent proactief en dienstverlenend en weet prioriteiten te stellen.

Voor deze functie ben je 16 uur per week beschikbaar. Je werkt op maandag en kiest je tweede werkdag uit dinsdag of donderdag.