Administratief medewerker/secretaresse bedrijfshulpverlening (bhv)

De afdeling bedrijfshulpverlening (bhv) is onderdeel van de dienst patiëntenzorg. Als administratief medewerker/secretaresse op deze afdeling verzorg je diverse werkzaamheden rond bhv-gerelateerde opleidingen van Amsterdam UMC. Je draagt zorg voor de planning van verschillende trainingen, regelt de benodigde docenten en nodigt cursisten uit voor deelname aan de opleidingen. Je bent het aanspreekpunt voor alle soorten bhv-opleidingen.

Daarnaast bestaan jouw werkzaamheden onder andere uit:

• zorgen voor een zo efficiënt mogelijke indeling van lesgroepen in relatie tot de kosten;
• registreren van deelnames aan bhv-opleidingen in het leermanagementsysteem en verwerken van bijzonderheden uit de presentielijsten;
• beheren van de bhv-mailboxen en ervoor zorgen dat binnengekomen mails bij de juiste collega’s terechtkomen;
• informeren van medewerkers binnen Amsterdam UMC over de relevante regels en richtlijnen voor de opleidingen;
• controleren en verwerken van ontvangen facturen en het opstellen van facturen naar aanleiding van geleverde diensten;
• nauwkeurig opvolgen van de bestel- en factuurprocedures van Amsterdam UMC en beheren van de voorraden binnen de afdeling bhv.

Je werkt zelfstandig en vindt het leuk om mee te denken over hoe de werkzaamheden efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Je bent creatief in het vinden van oplossingen en vindt het leuk om mee te denken over de invulling van de bhv-lesplannen. Daarnaast beschik je over een gezonde dosis humor en heb je interesse in het werken met AI.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• minimaal mbo werk- en denkniveau;
• ervaring binnen een dienstverlenende organisatie en ervaring met plannen en organiseren;
• affiniteit met bedrijfshulpverlening;
• een basisdiploma bhv, of je bent bereid dit te behalen en jaarlijks een bhv-herhalingstraining te volgen;
• goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; beheersing van de Engelse taal is een pre;
• vaardigheid in het beheren van administratieve overzichten;
• goede contactuele eigenschappen: je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie en je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen.