Als (student) Managementassistent werk je in een team van 5 Managementassistenten. Samen verzorgen jullie de secretariële, vergader-, administratieve en organisatorische ondersteuning, in de breedste zin van het woord. Dit doe je voor de hoogleraren en hematologen van de afdeling hematologie. In de hectiek van de dag bieden jullie overzicht, rust en een luisterend oor. Achter de schermen zorgen jullie ervoor dat de managementtaken van de artsen goed geregeld zijn, zodat zij zich kunnen focussen op hetgeen waarvoor zij zijn opgeleid: patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek en onderwijs.

Jouw werkzaamheden bestaan vooral uit het administratief en secretarieel ondersteunen van de hoogleraren en hematologen, waaronder:

• Het beheren en bewaken van de agenda’s;
• Het organiseren en (inhoudelijk) voorbereiden van vergaderingen en gesprekken, inclusief het bewaken en coördineren van de daaruit voortkomende actiepunten;
• Het verzamelen van informatie ter voorbereiding van besluitvorming, zo nodig in samenwerking met anderen. Daarnaast bied je administratieve, secretariële en procedurele ondersteuning bij de uitvoering van besluiten;
• Het in staat zijn om zelfstandig, aan de hand van summiere aanwijzingen correspondentie op te stellen en te verwerken, ook van inhoudelijke aard;
• Het aanspreekpunt zijn voor internationale samenwerkingspartners van de hematologen en hoogleraren en het coördineren van de hieruit voortkomende actiepunten, afspraken en reizen; 
• Het fungeren als aanspreekpunt en onderhouden van in- en externe relaties en werkcontacten.

• Hbo werk- en denkniveau. Of kennis en ervaring uit jouw (zorg) gerelateerde studie;
• Een afgeronde opleiding in secretariële richting is een pre. Of ervaring in een soortgelijke functie;
• Kennis van secretariële, administratieve en organisatorische procedures en ervaring en/of affiniteit met daarbij horende ICT-systemen;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift i.v.m. internationale contacten;
• Beheersing van MS Office is vanzelfsprekend en andere systemen/applicaties maak je je snel eigen;
• Integriteit, vertrouwelijke informatie blijft bij jou vertrouwelijk;
• Klantgerichtheid, resultaatgerichtheid en kwaliteitsgerichtheid.

Je bent proactief en ondernemend waardoor je in staat bent om situaties snel te doorzien en zelfstandig stappen te ondernemen. Daarnaast ben je zeer vaardig en organisatiebewust. Je kan snel schakelen tussen de verschillende contacten, weet waar de prioriteiten liggen en hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen. Door de veelzijdigheid aan taken is het fijn als je een groot plan- en organisatievermogen hebt. Ook ben je flexibel en stressbestendig. Je blijft kalm en efficiënt, zelfs wanneer het druk is. Het is belangrijk dat je goed kan luisteren naar de behoeften en kan ondersteunen bij het nemen van beslissingen. Je werkt binnen een team maar moet ook zelfstandig kunnen werken. Daarnaast ben je creatief in het vinden van oplossingen voor diverse uitdagingen. Herken jij je helemaal in dit profiel? Dan is dit de perfecte functie voor jou!

Wellicht zit jij in je wachttijd en/of heb jij een tussenjaar van je studie? Dan is dit mogelijk ook een leuke functie voor jou!

De vacature is gesteld voor 24-32 uur per week. De eerste periode zal via het Flexbureau verlopen op basis van een 0-uren contract.