Voorbereiding en organisatie zijn voor jou als secretaresse vertrouwde kerntaken. Bij Amsterdam UMC voegen we daar een complexe omgeving aan toe, waarin altijd wel iets verandert. Zorg is immers altijd in beweging.

In deze rol zit je in het hart van de afdeling en ondersteun je de gehele staf. Als stafsecretaresse voer je alle voorkomende werkzaamheden uit om de staf optimaal te ondersteunen. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Secretariële ondersteuning; bijhouden mailbox, agendabeheer, voorbereiden vergaderingen, notuleren, opvolging van besluiten, etc.
• Bijhouden en opnieuw inrichten van de website en onze SharePoint.
• (Mede) organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Ondersteuning bieden bij facturering en diverse andere taken.
• Signaleren en waar mogelijk oplossen van knelpunten in afhandeling, informatievoorziening, procesgang, etc.
• Collega’s vervangen bij afwezigheid.

Je werkt nauw samen met je collega’s van het stafsecretariaat en diverse stafleden. In drukke periodes weet jij altijd het hoofd koel te houden. Je neemt waar nodig initiatief en kunt snel schakelen. Een echte duizendpoot dus!

• MBO/HBO werk- en denkniveau en aantoonbare, relevante secretariële werkervaring.
• Goede communicatieve vaardigheden (Nederlands en Engels).
• Goede ICT vaardigheden; MS Office, SharePoint en digitaal werken zijn voor jou geen probleem. Dit is van belang i.v.m. het bijhouden en inrichten van onze website en SharePoint.
• Kennis van medische terminologie is een pré.
• Je kunt goed organiseren, prioriteiten stellen en je bent creatief in het vinden van oplossingen.
• Energie en enthousiasme waarmee jij ad hoc werk het hoofd biedt en met plezier die extra stap zet.
• Goede contactuele eigenschappen, je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie en je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen.
• Teamspirit en zelfstandigheid. Jij werkt graag samen, maar ook goed alleen. Daarnaast ben je ook flexibel, zowel in werkplek als het ondersteunen en werk overnemen van collega's.
• Nauwkeurig, accuraat en kwaliteitsgericht. Je kunt planmatig werken, bent secuur, werkt zorgvuldig en wil graag kwaliteit leveren. Daarnaast heb je wel een hoog werktempo en ben je stressbestendig.
• Integriteit. Vertrouwelijke informatie blijft bij jou vertrouwelijk.