Als secretaresse ga je werken voor de afdeling Humane Genetica. Deze afdeling is gericht op genetische patiëntenzorg, screening en persoonsgebonden therapie, onderwijs, onderzoek en valorisatie van onze activiteiten richting de maatschappij. In deze functie ben je verantwoordelijk voor adequate secretariële ondersteuning van collega’s in onze 7 researchsecties, waarvan een groot deel recent is verhuisd of binnenkort verhuist naar een prachtig nieuw kantoor op locatie VUmc.  

Tot jouw werkzaamheden behoren o.a.:

• Zelfstandig afhandelen van telefoon, correspondentie en e-mail.
• Complex agendabeheer.
• Notuleren van uiteenlopende vergaderingen en zo nodig een samenvatting maken en de voortgang van de daaruit voortvloeiende actiepunten bewaken.
• Algemene organisatorisch voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van (online) bijeenkomsten, vergaderingen,  congressen, seminars en cursussen.
• Verschillende ondersteunende en/of administratieve werkzaamheden.
• Algemene taken en verschillende (al dan niet projectmatige) werkzaamheden voor een goed lopende dagelijkse gang van zaken binnen en buiten het secretariaat.
• Signaleren en waar mogelijk oplossen van knelpunten.
• Vervangen van de bestuurssecretaresse bij haar afwezigheid.

• Hbo werk- en denkniveau met een pré bij ervaring in een secretariële functie.
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift.
• Affiniteit met de zorg.
• Brede kennis van Microsoft Office, met name Outlook, Word, Excel en Teams.
• Kennis van en/of ervaring met SharePoint is een pré.

Je hebt een vriendelijke, gastvrije en toegankelijke aard. Je zorgt op een natuurlijke wijze voor verbinding in de ruimste zin van het woord en je bent professioneel, opgewekt en sociaal vaardig. Je bent de spil die ervoor zorgt dat dagelijkse processen goed verlopen en onderbrekingen snel worden opgelost. Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen, waardoor je in staat bent te schakelen op verschillende niveaus binnen de organisatie. Verder weet je ook in drukke periodes rust en overzicht te bewaren en prioriteiten te stellen. Daarbij sta je stevig in je schoenen en ben je proactief, flexibel en werk je graag samen in een mooie vooruitstrevende afdeling.