Als secretaresse ga je werken voor de afdeling Ombuds- en Vertrouwenszaken. Deze afdeling levert een waardevolle bijdrage aan een veilig en gezond leer- en werkklimaat binnen Amsterdam UMC. In deze functie vervul je een belangrijke en ondersteunende rol voor dagelijkse processen en de werkzaamheden van de ombudsman, de adviseurs Ombuds- en Vertrouwenszaken, de projectleider en de vertrouwenspersonen van de afdeling.

Tot jouw werkzaamheden behoren:

• Behandelen van telefoonverkeer, correspondentie (e-mail) en agenda beheer.
• Notuleren van uiteenlopende vergaderingen en het bewaken van de voortgang van daaruit voortvloeiende actiepunten.
• Verrichten van organisatorische al dan niet voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van (online) bijeenkomsten, vergaderingen en cursussen.
• Ondersteunen van de interne en externe communicatie, onderhouden van relaties en bijdragen aan de zicht- en vindbaarheid van de afdeling.
• Bieden van ondersteuning aan onder andere de ombudsman, de adviseurs Ombuds- en Vertrouwenszaken en de projectleider voor de dagelijkse processen binnen de afdeling.
• Verrichten van algemene taken en verschillende (al dan niet projectmatige) werkzaamheden voor een goed lopende dagelijkse gang van zaken binnen en buiten het secretariaat.

• Hbo- werk- en denk niveau.
• Ervaring in een secretariële functie is een voordeel.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift. Een goede beheersing van de Engelse taal is een pré.
• Affiniteit met sociale veiligheid.
• Brede kennis van Microsoft Office, met name Outlook, Word, Excel en Teams.
• Kennis van en/of ervaring met Oracle en SharePoint is een pre.

Je bent vriendelijk, open en toegankelijk voor collega's binnen en buiten Ombuds- en Vertrouwenszaken. Je verbindt op natuurlijke wijze, bent sociaal vaardig en hebt een goed gevoel voor verhoudingen, waardoor je op verschillende niveaus kunt schakelen. In drukke periodes bewaar je rust en overzicht, onderscheid je hoofd- en bijzaken en ga je goed om met integriteit en vertrouwelijkheid. Je werkt graag samen in een collegiaal team.