Als secretaresse ga je werken voor de afdeling Ombuds- en Vertrouwenszaken. Deze afdeling levert een waardevolle bijdrage aan een veilig en gezond leer- en werkklimaat binnen Amsterdam UMC. In deze functie vervul je een belangrijke en ondersteunende rol voor dagelijkse processen en de werkzaamheden van de ombudsman, de adviseurs Ombuds- en Vertrouwenszaken, de projectleider en de vertrouwenspersonen van de afdeling.

Tot jouw werkzaamheden behoren:

• Behandelen van telefoonverkeer, correspondentie (e-mail) en agenda beheer.
• Notuleren van uiteenlopende vergaderingen en het bewaken van de voortgang van de daaruit voortvloeiende actiepunten.
• Verrichten van organisatorische al dan niet voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van (online) bijeenkomsten, vergaderingen en cursussen.
• Ondersteunen van de interne en externe communicatie, onderhouden van relaties en bijdragen aan de zicht- en vindbaarheid van de afdeling.
• Bieden van ondersteuning aan onder andere de ombudsman, de adviseurs Ombuds- en Vertrouwenszaken, de projectleider bij de dagelijkse processen binnen de afdeling.
• Verrichten van algemene taken en verschillende (al dan niet projectmatige) werkzaamheden voor een goed lopende dagelijkse gang van zaken binnen en buiten het secretariaat.

• Hbo- werk- en denk niveau.
• Ervaring in een secretariële functie is een voordeel.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift. Een goede beheersing van de Engelse taal is een pré.
• Affiniteit met sociale veiligheid.
• Brede kennis van Microsoft Office, met name Outlook, Word, Excel en Teams.
• Kennis van en/of ervaring met Oracle en SharePoint is een pre.

Je hebt een vriendelijke, gastvrije en toegankelijke aard voor jouw collega’s binnen en buiten de afdeling Ombuds- en Vertrouwenszaken. Je zorgt op een natuurlijke wijze voor verbinding in de ruimste zin van het woord en je bent gastvrij, professioneel en sociaal vaardig. Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen waardoor je in staat bent op verschillende niveaus binnen de organisatie te schakelen. Je weet ook in drukke periodes rust en overzicht te bewaren en je kunt goed omgaan met integriteit en vertrouwelijkheid. Daarbij werk je graag samen in een collegiaal team.