Als secretaresse bij het secretariaat van het Emma Kinderziekenhuis, locatie AMC, kom je te werken in een prettig team van 13 collega’s in een afwisselende functie. Als secretaresse heb je geen patiëntencontact, maar ben je verantwoordelijk voor de administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden van een subhoofd, diverse hoogleraren en stafartsen, waaronder:

• Agendabeheer met daarbij complexe en internationale afspraken.
• Planning en organisatie van vergaderingen, bijhouden actielijst.
• Organisatie van workshops / cursussen.
• Organisatie van symposia.
• Overige secretariële en administratieve werkzaamheden (facturen, ICT, ad-hoc vragen).
• Ondersteuning bij buitenlandse reizen.
• Ondersteuning bij de begeleiding en promotie van promovendi.
• Organiseren van de maandelijkse refereeravond van het Emma.
• Uitzetten van de benodigde acties ten behoeve van de herregistratie van de stafartsen.

Het team is zo georganiseerd dat iedereen taken van elkaar over kan nemen zodat de ondersteuning continu gewaarborgd is. In dit kader zoeken wij een kandidaat die administratieve HR-gerelateerde werkzaamheden als leuke aanvulling ziet.

• Secretariële opleiding op MBO niveau aangevuld met ruime werkervaring op het gebied van secretariële en organisatorische managementondersteuning in een complexe organisatie.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift.
• Je houdt ervan om mensen voor wie je werkt te ‘ontzorgen’, dat geeft jou werkplezier en energie.
• Je bent een teamspeler die ook zelfstandig kan werken, proactief en flexibel is want verandering hoort er gewoon bij in deze tijd.
• Je bent een organisatietalent, en daarbij stipt en precies.
• Je beschikt over een helikopterview en weet steeds de juiste prioriteiten te stellen.
• Je kunt onder hoge tijdsdruk werken, houdt van reuring en een beetje stress op zijn tijd.
• Je kunt prima overweg met alle MS Office pakketten en het werken in een digitale omgeving (Teams).
• Beschikbaarheid op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag.