Als secretaresse heb jij binnen de afdeling Cardiologie een belangrijke verantwoordelijkheid bij het ondersteunen en het zorgen van een correcte administratie, het doen van bestellingen en administratieve HR werkzaamheden (o.a. verwerken personele mutaties en declaraties). Ook ondersteun je jouw collega’s bij verschillende secretariële werkzaamheden, zoals het plannen van afspraken en het beheer van de vergaderruimten. Je werkt samen met 6 collega’s op het secretariaat van de afdeling op locatie AMC en locatie VUmc. Medio 2026 zal hartcentrum volledig gelokaliseerd zijn op locatie AMC.

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden die hierbij horen zijn:

• Secretariële ondersteuning voor de stafleden.
• Ondersteunen van de onderwijscoördinator; aanmelding/roostering semi-arts stages en overig onderwijs t.b.v. coassistenten/studenten.
• Plannen van afspraken.
• Verzorgen van de administratie en het faciliteren van (gast)aanstellingen.
• Invoeren van personele mutaties in de HR systemen, bijvoorbeeld ziekte, in- door- en uitstroom en verwerken van declaraties.
• Plaatsen van bestellingen op de verschillende kostenplaatsen projecten en hiervan overzichten bijhouden.
• Jaarlijkse events organiseren voor de staf.
• Signaleren en waar mogelijk oplossen van knelpunten in afhandeling, informatievoorziening, procesgang, etc.

• Minimaal hbo werk- en denkniveau en bij voorkeur een afgeronde administratieve of secretariële opleiding.
•  Relevante werkervaring, affiniteit met onderzoek & onderwijs en kennis van medische terminologie is een pré.
• Ervaring met HR- en/of financiële computersystemen en vindt het leuk je deze eigen te maken.
• Goede Microsoft 365 skills.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Staat stevig in jouw schoenen en hoewel we je graag inhoudelijk uitdagen ben jij ook goed in staat om jouw grenzen aan te geven.
• Beschikbaarheid op vrijdag is een pré.

Daarnaast zorg je als secretaresse voor structuur, accuratesse en overzicht in je werk. Je bent communicatief vaardig, proactief, kunt goed zelfstandig werken en zoekt alles tot op de bodem uit met je 'can do' mentaliteit. Je weet op de juiste manier om te gaan met vertrouwelijke informatie en kan de juiste prioriteiten te stellen. Jouw enthousiasme vertaalt zich in een dienstverlenende en servicegericht houding; met plezier zet jij die extra stap!