Het secretariaatsteam bestaat uit een management assistent, secretaresses en een zorgplanner. Samen ondersteunen zij het afdelingshoofd en de verschillende sectiehoofden en organiseren en plannen de afspraken binnen de zorgprocessen. Bovendien zorgen ze voor het dagelijks reilen en zeilen van de afdelingsactiviteiten van meer dan 150 medewerkers (zorgmedewerkers en onderzoekers).  

Als secretaresse ondersteun je de sectiehoofden. Daarnaast beantwoord je vragen van medewerkers en werk je mee aan diverse onderwerpen en projecten binnen en buiten de afdeling. Ook help je bij de zorgplanning op momenten dat onze zorgplanner afwezig is. Je bent samen met je collega-secretaresses voor velen een centraal contactpersoon en weet in korte tijd een goed netwerk op te bouwen zodat je zaken snel en op een prettige manier kunt regelen.

Tot jouw werkzaamheden behoren onder andere:

• Ondersteunen van de sectiehoofden.
• Agendabeheer en het zelfstandig afhandelen van telefoon- en mailverkeer.
• Voortgang van de actiepunten bewaken.
• Back-up zijn van onze zorgplanner.
• Alle voorkomende werkzaamheden op het secretariaat.

Wanneer jij nog geen ervaring hebt als secretaresse maar wel snel nieuwe werkzaamheden oppakt én graag wilt leren, vragen we je ook te solliciteren. We staan daarnaast open voor studenten in wachttijd én voor een duobaan (de 34 uur mogen worden verdeeld over twee personen).

• Mbo werk- en denkniveau, aangevuld met enige relevante werkervaring.
• Geïnteresseerd in – en gevoel voor ons vakgebied en de zaken waar de afdelingsleiding, sectiehoofden en medewerkers zich mee bezig houden.
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift, zowel in Nederlands en Engels.
• Affiniteit met digitalisering. Beheersing van het MS Officepakket is vanzelfsprekend; andere systemen maak je je snel eigen.
• Dienstverlenende instelling en proactieve houding. Je weet snel je weg te vinden binnen het ziekenhuis en bent niet bang om contact te leggen met collega’s binnen en buiten Amsterdam UMC.
• Integriteit. Vertrouwelijke informatie blijft bij jou vertrouwelijk.
• Een goed humeur, tact en geduld.