Als managementassistent Psychiatrie met de focus op Opleiding werk je in een afwisselende functie en speel jij een centrale rol in de ondersteuning van onze artsen in opleiding (aios) tot psychiater. Je bent samen met de opleiders verantwoordelijk dat de organisatie van de opleiding soepel verloopt, je bewaakt deadlines, plant evaluaties en coördineert opleidingsactiviteiten. Maar vooral ook ben je het hart van de opleiding, een eerste aanspreekpunt voor onze arts-assistenten, de specialisten en onze netwerkpartners. Je bent onderdeel van het secretariële team van de afdeling Psychiatrie, werkt nauw samen met opleiders en samen draag je bij aan een optimale leeromgeving voor de aios.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Communicatie en procesbewaking binnen de opleiding; je bent het eerste aanspreekpunt voor aios, opleiders en supervisoren met betrekking tot opleidingszaken en zorgt ervoor dat aios, supervisoren en opleiders tijdig en volledig worden geïnformeerd.
• Coördineren en beheren van diverse opleidingsroosters en planningen (stages, beoordelingsgesprekken, onderwijsmomenten, dienstenrooster).
• Projectmatige ondersteuning van opleiding en overige afdelingsactiviteiten denk hierbij aan stroomlijnen van interne communicatie, organiseren van visitaties en opleidingsbijeenkomsten (ook met netwerkpartners) en diverse projectgroepen.
• Notuleren en bewaken/coördineren van acties vanuit diverse opleidingsvergaderingen.
• Administratieve en secretariële ondersteuning zoals HR gerelateerde processen (onder andere werving, indiensttreding en verzuimregistratie).
• Up – to date houden van belangrijke documenten ten behoeve van de opleiding en systemen (RGS).

Je bent een echt organisatietalent die het overzicht houdt, goed plant en weet wanneer je collega’s om hulp moet vragen. In drukke of onverwachte situaties blijf je rustig en denk je in oplossingen. Als het werk anders loopt dan verwacht, weet jij daar flexibel mee om te gaan.

Verder beschik je over:

• Een hbo-denkniveau en relevante werkervaring of een relevante opleiding op het gebied van secretariaatswerk.
• Ervaring met het coördineren en roosteren van opleiding en onderwijs is een duidelijke pré, evenals andere werkervaring die laat zien dat coördinerend en organiserend werk goed bij jou past.
• Je bent digitaal vaardig (Excel en Teams), en hebt plezier in het professioneel organiseren vergaderingen en bijeenkomsten (ook online).
• Je hebt goede contactuele eigenschappen en je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie; daarnaast heb je een goed gevoel voor verhoudingen.
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden en drukt je mondeling en schriftelijk makkelijk uit zowel in het Nederlands als in het Engels.

Je voelt je op je gemak in teamverband, maar ook wanneer je zelfstandig werkt. Daarbij neem je verantwoordelijkheid en toon je een zelfstandige werkhouding. Regelmatig wordt er op jouw probleemoplossend vermogen gerekend. En je bent integer; vertrouwelijke informatie blijft bij jou daadwerkelijk vertrouwelijk.