Je werkt bij het Centre for Urban Mental Health (UMH) van de Universiteit van Amsterdam als managementassistent. Je bent een belangrijke schakel in het kleine, gedreven managementteam met 3 co-directeuren, een programmamanager en jezelf. Je ondersteunt directie en onderzoekers, zorgt voor soepele administratieve en organisatorische processen, en biedt secretariële ondersteuning. Je bent eerste aanspreekpunt voor contacten en draagt actief bij aan vergaderingen en evenementen, en onderhoudt contact met UMH-onderzoekers.

Dit is een uitgelezen kans voor wie parttime wil werken in een inspirerende, dynamische onderzoeksomgeving. Je wordt onderdeel van een groeiend onderzoeksinstituut. En levert als ervaren managementassistent een waardevolle bijdrage aan het werk van onze onderzoekers binnen het UMH.

Je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Zelfstandig beantwoorden en doorgeleiden van vragen van interne en externe contacten per telefoon en e-mail (enkele uren per dag).
• Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie en bewaken van de responstijd.
• Organisatorische en administratieve ondersteuning van het UMH-centrum
• Vergaderingen notuleren en uitwerken en actielijst bijhouden en bewaken.
• Assisteren bij het maken van concepten van Nederlands/Engelstalige documenten
• Beheer van publicaties en UMH-archief
• Agendabeheer van de drie co-directeuren, inclusief complexe afspraken.
• Coördinatie en ondersteuning vergaderingen en lezingen tijdens de UMH-dag op woensdag (09.00–17.00 uur) bij het Institute for Advanced Study (IAS), inclusief agendabeheer en praktische ondersteuning.
• Verzenden van vergaderverzoeken en opstellen van vergaderteksten
• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten en evenementen, waaronder
  • wekelijks overleg met de directeuren
  • maandelijkse bestuursvergaderingen
  • halfjaarlijks overleg met de nationale en internationale besturen
  • lezingen, expertmeetings
  • een internationaal congres (2026 en 2028)
• Fungeren als host en eerste aanspreekpunt voor sprekers, deelnemers en partners, inclusief regelen van locatie, boekingen en logistiek.
• Interne communicatie in samenwerking met de programmamanager: contact onderhouden met onderzoekers binnen en geaffilieerd aan UMH, bijdragen aan het opmaken en verzenden van nieuwsbrieven en announcements, communiceren over ontwikkelingen binnen UMH.

Afhankelijk van je ervaring en interesse is uitbreiding van je rol mogelijk richting (externe) communicatie en vergroten van de zichtbaarheid van UMH (ca. 0,1 fte/4 uur per week). Denk hierbij aan:

• Ontwikkel passende communicatiemiddelen en creëer content voor verschillende kanalen. Denk aan de website en sociale media. Ook vallen hieronder bijdragen aan het schrijven en verspreiden van persberichten.

Je hebt aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie en beschikt over een proactieve, flexibele en servicegerichte houding. Verder:

• Hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of vergelijkbare opleiding.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en goed in prioriteiten stellen.
• Ervaring met MS Office en digitale tools zoals Zoom, MailChimp en LinkedIn is een pré.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands én Engels.
• Energie en enthousiasme om in een dynamische, internationale omgeving te werken.

We zoeken iemand die zich herkent in het profiel van managementassistent, maar die het ook leuk vindt om, indien gewenst, bij te dragen aan de zichtbaarheid van UMH.