Als managementassistent bij Amsterdam UMC ben je een flexibele en servicegerichte aanpakker die snel kan schakelen in een zelfstandige rol. Je ondersteunt binnen deze functie het afdelingshoofd van de afdeling Experimentele Cardiologie.

Jij houdt je dagelijks bezig met het voorbereiden van afspraken, het maken van actielijsten tijdens vergaderingen en het uitwerken, oppakken en bewaken van diverse actiepunten voor de afdeling. Dit kan in overleg uitgebreid worden met kleine projecten die je zelf kan oppakken. Ook het organiseren van stafvergaderingen, afdelingsbijeenkomsten en HR activiteiten behoren tot je werkzaamheden. Wij kunnen op je bouwen, want jij kent de ins en outs van de afdeling, bent toegankelijk voor vragen van personeel van de afdeling en bekend met procedures binnen de organisatie.

Je belangrijkste taken in detail:

• Aanspreekpunt voor interne en externe relaties.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen/bijeenkomsten, waaronder het uitnodigen van leden van de afdeling en gasten, verzamelen van relevante stukken, opstellen van de agenda en deze tijdig versturen, boeken locatie incl. benodigde audiovisuele apparatuur.
• Uitwerken van actie- en besluitenlijst, oppakken en monitoren van acties en zelfstandig uitzoeken van inhoudelijke informatie waar nodig.
• Complex agendabeheer. Inplannen van afspraken voor het afdelingshoofd en tijdig opmerken en oplossen van agenda-conflicten.
• Signaleren en waar mogelijk oplossen van knelpunten in afhandeling, informatievoorziening, procesgang, etc.
• Ondersteunen bij uiteenlopende taken en acties van het afdelingshoofd/de afdeling.
• In overleg en zelfstandig uitvoeren van HR gerelateerde activiteiten.

• Minimaal HBO werk- en denkniveau aangevuld met relevante werkervaring.
• Communicatieve vaardigheden in woord en geschrift, zowel in het Nederlands als het Engels.
• Flexibele houding. Je werkt vooral op locatie AMC  maar soms ook op locatie VUmc. Een klein deel van de werkzaamheden kan ook vanuit huis opgepakt worden.
• Dienstverlenende instelling en proactieve houding. Je haalt plezier uit het bieden van ondersteuning, denkt graag mee en neemt graag initiatief, maar kan daarnaast ook duidelijk jouw grenzen aan geven.
• Goede contactuele eigenschappen. Je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie en je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen.
• Zelfstandig, onderzoekend en leergierig. Je zoekt zelf onduidelijkheden uit, komt in actie en weet de juiste mensen om je heen te verzamelen om zaken voor elkaar te krijgen.