Als managementassistent voor de polikliniek Mens en Arbeid en het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten ben jij het tweede geheugen en de extra oren, ogen en handen van "Lexces" (zie www.lexces.nl) bij Amsterdam UMC. Jij selecteert, prioriteert, organiseert en handelt af wat jij zelfstandig weg kunt werken. Naast het beheer van de agenda, voer je ondersteunende werkzaamheden uit voor het ontwikkelen van protocollen voor professionals. Deze protocollen worden gebruikt door een deskundigenpanel die een aanvraag beoordeelt voor een financiële tegemoetkoming voor stoffengerelateerde beroepsziekten. Je bent ook achterwacht van de coördinator voor het verdelen van beroepsziekte dossiers.

In een gemiddelde werkweek houd jij je als managementassistent onder andere bezig met:

• Complex agendabeheer hoofd polikliniek Mens en Arbeid.
• Secretariële- en administratieve ondersteuning, zoals e-mail, documentbeheer, notuleren, voorbereiden van vergaderingen en de opvolging van besluiten.
• Ondersteuning bij de ontwikkeling van protocollen.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Communicatie naar stakeholders binnen en buiten de organisatie.
• Aanspreekpunt zijn en vragen beantwoorden van collega’s.
• Signaleren en waar mogelijk oplossen van knelpunten in afhandeling, informatievoorziening, procesgang, etc.
• Achterwacht coördinator beroepsziekte dossiers.

Daarnaast krijg je als managementassistent de ruimte om, afhankelijk van jouw kwaliteiten en interesses, de rol verder vorm te geven.

• Minimaal 2-5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
• Talent in organiseren en in het samenbrengen van partijen.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een proactieve houding en een ‘can-do’ mentaliteit.
• Flexibele werkhouding. Je past je moeiteloos aan veranderende omstandigheden aan en denkt in oplossingen. Of het nu gaat om wisselende taken, onverwachte situaties of nieuwe werkwijzen, je kunt snel schakelen en houdt een positieve instelling.
• Teamspirit en zelfstandigheid. Je werkt graag samen en draagt actief bij aan een positieve teamsfeer, maar kunt ook zelfstandig taken oppakken en verantwoordelijkheid nemen.
• De vaardigheid om te werken met nieuwe applicaties en technische hulpmiddelen.
• Nauwgezetheid en gedrevenheid om bij te dragen aan het proces van de protocolontwikkeling.