Je komt te werken bij het wetenschappelijke Centre for Urban Mental Health (UMH) van de Universiteit van Amsterdam. Als managementassistent ben jij een onmisbare schakel binnen een gedreven en collegiaal team. Je zorgt voor het soepel verlopen van administratieve, organisatorische en communicatieve processen. In deze veelzijdige rol fungeer je als eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten. Je ondersteunt bij uiteenlopende secretariële en organisatorische taken en draagt actief bij aan een professioneel verloop van vergaderingen en evenementen.

Dit is een uitgelezen kans voor wie parttime wil werken in een inspirerende, dynamische onderzoeksomgeving. Je wordt onderdeel van een groeiend onderzoeksinstituut en levert als ervaren managementassistent een waardevolle bijdrage aan het werk van onze onderzoekers binnen het UMH.

• Zelfstandig beantwoorden en doorgeleiden van vragen van interne en externe partijen per telefoon & e-mail, een paar uur per dag in een werkweek.
• Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie en bewaken van de responstijd.
• Dagelijkse organisatorische en administratieve ondersteuning van het UMH centrum
• Assisteren bij het maken van concepten van Nederlands/Engelstalige documenten
• Beheer van van publicaties
• Agendabeheer van de co-directeuren, inclusief complexe afspraken.
• Zorg dragen voor een soepel verloop van de vergaderingen op het Institute of Advanced Study (IAS, Centrum Amsterdam) op woensdag (9-17 uur)
• Verzenden van vergaderverzoeken en opstellen van vergaderteksten
• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten en evenementen , waaronder
  • halfjaarlijks overleg met de nationale en internationale besturen
  • wekelijks overleg met de directeuren
  • maandelijkse bestuursvergaderingen
  • lezingen, expertmeetings
  • een internationaal congres in 2026 en 2028
• Rol van host, contact met sprekers, deelnemers en partners en regelen van locatie, boekingen, logistiek
• Vergaderingen notuleren en uitwerken en actielijst bijhouden en bewaken.

Afhankelijk van je ervaring en interesse is uitbreiding van je rol richting communicatie mogelijk (ca. 0,1-0,2 fte; schaal 8).

• Denk aan: ontwikkelen van passende communicatiemiddelen, contentcreatie, planning en uitvoering van communicatie-uitingen (zoals nieuwsbrief, website en sociale media), ondersteunen bij de organisatie van bijeenkomsten (on- en offline).

Je hebt aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie en beschikt over een proactieve, flexibele en servicegerichte houding. Verder:

• Hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of vergelijkbare opleiding.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en goed in prioriteiten stellen.
• Ervaring met MS Office en digitale tools zoals Zoom, MailChimp en LinkedIn is een pré.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands én Engels.
• Energie en enthousiasme om in een dynamische, internationale omgeving te werken.

We zoeken iemand die zich herkent in het profiel van managementassistent, maar die het ook leuk vindt om – indien gewenst – bij te dragen aan de zichtbaarheid van UMH.