Als (senior) secretaresse ga je werken voor de sectie research binnen de afdeling Radiologie en Nucleaire Geneeskunde (RNG) welke gericht is op de patiëntenzorg in de volledige breedte. In deze functie vervul je een belangrijke ondersteunende rol voor de collega’s binnen de sectie research en de fysica, ICT en techniek (FIT). Je bent het aanspreekpunt voor degenen die daarbij betrokken zijn. Je bent dus verantwoordelijk voor een adequate secretariële ondersteuning. Daarbij ben je als onderdeel van het algemeen secretariaat RNG een vraagbaak voor de hele afdeling en voer je samen met zeven collega’s de dagelijkse, algemene secretariële taken uit.

Tot jouw werkzaamheden behoren o.a.:

• Zelfstandig afhandelen van telefoon, correspondentie en e-mail, voor zowel het domein zorg als het algemeen secretariaat.
• Complex agendabeheer.
• Notuleren van uiteenlopende vergaderingen en zo nodig een samenvatting maken en de voortgang van de daaruit voortvloeiende actiepunten bewaken.
• Algemene organisatorisch voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van (online) bijeenkomsten, vergaderingen,  congressen, seminars en cursussen.
• Het boeken van reizen, hotels etc.
• Verschillende ondersteunende werkzaamheden op HR gebied, denk aan het regelen van indiensttredingen.
• Verschillende ondersteunende werkzaamheden op gebied van de communicatie binnen de afdeling
• Het bieden van secretariële ondersteuning voor de sectie research en de FIT en de administratieve werkzaamheden die daarbij komen kijken.
• Algemene taken en verschillende (al dan niet projectmatige) werkzaamheden voor een goed lopende dagelijkse gang van zaken binnen en buiten het secretariaat.
• Signaleren en waar mogelijk oplossen van knelpunten.

• HBO werk en denk niveau met een pré bij ervaring in een secretariële functie.
• Werkervaring in een soortgelijke omgeving heeft de voorkeur.
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift.
• Affiniteit met de zorg.
• Brede kennis van Microsoft Office, met name Outlook, Word, Excel en Teams.
• Kennis van en/of ervaring met Oracle, Epic en Sharepoint is een pré.

Je hebt een vriendelijke, gastvrije en toegankelijke aard voor jouw collega’s binnen de secties. Je zorgt op een natuurlijke wijze voor verbinding, in de ruimste in van het woord en je bent gastvrij, professioneel, opgewekt en sociaal vaardig. Je bent de spil die ervoor zorgt dat dagelijkse processen goed verlopen en onderbrekingen snel worden opgelost. Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen waardoor je in staat bent te schakelen op verschillende niveaus binnen de organisatie en je weet ook in drukke periodes rust en overzicht te bewaren en prioriteiten te stellen. Daarbij sta je stevig in je schoenen en ben je proactief, flexibel en werk je graag samen in een collegiaal team.