In jouw rol als Managementassistent bij Amsterdam UMC ben jij een flexibele en servicegerichte aanpakker die snel kan schakelen in een zelfstandige rol. Je ondersteunt twee leden van het divisiebestuur van het Hartcentrum en werkt samen met een team van Managementassistenten die de andere leden van het divisiebestuur ondersteunt.  

Je ondersteunt de verpleegkundig directeur en de directeur bedrijfsvoering met agendabeheer. Uit het agendabeheer komen diverse activiteiten voort die je zoveel mogelijk zelfstandig oppakt. Hierbij kun je denken aan het helpen bij de organisatie van overleggen of heidagen en coördineren van attenties voor de teams van het Hartcentrum. Ook kunnen mensen van het divisiebureau en hoofdverpleegkundigen een beroep op je doen bij het maken van ingewikkelde afspraken.

Jij houdt je dagelijks bezig met het voorbereiden van afspraken, het maken van actielijsten tijdens vergaderingen en het uitwerken, oppakken en bewaken van diverse actiepunten. Dit kan in overleg uitgebreid worden met kleine projecten die jezelf kan oppakken. Ook het organiseren van bijeenkomsten en de communicatie (intranet en internet) behoort tot je werkzaamheden. Wij kunnen op je bouwen, want jij kent onze agenda’s, de gesprekspartners en verzorgt een dijk van een voorbereiding, ook op de langere termijn.

Jouw taken omvatten onder andere: 

• Voorbereiding van vergaderingen, waaronder het uitnodigen van gasten, verzamelen van relevante stukken, opstellen van de agenda en deze tijdig versturen;
• Uitwerken van  actie- en besluitenlijst en oppakken van acties, uitzoeken van inhoudelijke informatie waar nodig;
• Beheren van de agenda van de directeur bedrijfsvoering en verpleegkundig directeur, waaronder het inplannen van afspraken binnen en buiten de divisie, tijdig opmerken en oplossen van agenda-conflicten, zelfstandig afspraken wijzigen of verplaatsen. Ondersteunen bij taken en acties van de verpleegkundig directeur en de directeur bedrijfsvoering;
• Coördineren van overige afspraken tussen (leden van) divisiebestuur en andere partijen waaronder: Raad van Bestuur, andere divisies, management Hartcentrum, externe partijen, werkplekbezoeken en kwartaalgesprekken met werkplekmanagers en het bedrijfsbureau;
• Bestellingen plaatsen en facturen verzorgen. 

• Minimaal HBO werk- en denkniveau aangevuld met relevante werkervaring;
• Communicatieve vaardigheden in woord en geschrift, zowel in het Nederlands als in het Engels;
• Flexibele houding, je werkt vooral op locatie AMC, maar soms ook op locatie VUmc. Een deel van de werkzaamheden kan ook vanuit huis opgepakt worden;
• Dienstverlenende instelling en proactieve houding, je haalt plezier uit het bieden van ondersteuning, denkt graag mee en neemt graag initiatief, maar kan daarnaast ook duidelijk jouw grenzen aan geven;
• Goede contactuele eigenschappen, je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie en je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen;
• Zelfstandig, onderzoekend en leergierig;  je zoekt zelf onduidelijkheden uit, komt in actie en weet de juiste mensen om je heen te verzamelen om zaken voor elkaar te krijgen.