Wij zijn op zoek naar een zeer georganiseerde en ambitieuze managementassistent ter ondersteuning van de afdeling Functionele Genomica van onze Afdeling Menselijke Genetica (werkplek aan de Vrije Universiteit Amsterdam, in dienst van zowel het Amsterdam UMC als de VU). Deze veelzijdige functie omvat secretariële en HR-taken en de coördinatie van verschillende projecten binnen de afdeling. De ideale kandidaat is proactief, flexibel en in staat om verschillende administratieve en projectgerelateerde taken efficiënt en gelijktijdig uit te voeren.

Verantwoordelijkheden omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

• Operationele controle van de afdeling Functionele Genomica.
• Projectmanagement van het BrainModel-project (brainmodel.nl).
• Fungeren als eerste aanspreekpunt van de afdeling voor logistiek, faciliteiten, evaluaties en ondersteuning van medewerkers, studenten en gasten.
• Een actieve rol spelen bij het vormgeven en verbeteren van administratieve processen, communicatiestromen en teamondersteuning, en zo bijdragen aan een goed georganiseerde en toekomstbestendige afdeling.
• Leiding geven aan wekelijkse afdelingsbriefings met het personeel en overleggen met het management over beleid op het gebied van werving, human resources en IT.
• Verzamelen van managementinformatie door deel te nemen aan tweewekelijkse managementvergaderingen van het instituut.
• Beheren van meerdere administratieve systemen, waaronder human resources-platforms bij de Vrije Universiteit Amsterdam en het VU Medisch Centrum.
• Verzamelen, invullen en verwerken van managementinformatie, zoals het ontwerpen en bijhouden van afdelingsrapporten, dossiers, presentaties en beleid.
• Ondersteunen en organiseren van personeelsontwikkeling om te zorgen voor een correcte toepassing van procedures en werkmethoden bij elke instelling.
• Verzorgen van ondersteuning achter de schermen voor afdelingsactiviteiten (adviseren over universitair beleid, reserveren van ruimtes, beheren van toegang tot gebouwen, onderhouden van voorraden).
• Beheren van de agenda van het afdelingshoofd en voorbereiden van managementvergaderingen voor meerdere teams binnen organisaties, waaronder het managementteam van Functional Genomics.
• Onderhouden van sterke professionele relaties met collega's en bevorderen van een inclusieve en collaboratieve werkomgeving.

De ideale kandidaat heeft:

• Ervaring in een vergelijkbare functie, met interesse in het ondersteunen van verschillende projecten.
• Interesse in het ondersteunen van wetenschappers, onderzoekers en studenten.
• Ervaring met werken in een internationale omgeving; in staat om effectief te werken en te communiceren met mensen met verschillende achtergronden.
• Comfortabel werken binnen twee universitaire systemen (VU en Amsterdam UMC).
• Interesse om zich op lange termijn te ontwikkelen in de functie en openstaan voor het op zich nemen van meer verantwoordelijkheden, zoals het organiseren van evenementen en het ondersteunen van projecten op hoger niveau.
• Een sterk gevoel van verantwoordelijkheid en initiatief.
• Het vermogen om prioriteiten te stellen en om te gaan met gevoelige/vertrouwelijke informatie.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Engels (mondeling en schriftelijk), de primaire communicatietaal in de functie.